Tietosuojakäytäntö

Ymmärrätkö, että yksityisyytesi on meille tärkeää, ja siksi on tärkeää, että kerromme avoimesti, miten keräämme, käytämme ja jaamme sinua koskevia tietoja. Tämän käytännön tarkoituksena on auttaa sinua ymmärtämään:

1. Mitä tietoja keräämme sinusta
2. Miksi ja millä valtuuksilla keräämme tietoja
3. Miten jaamme keräämiämme tietoja
.
4. Miten säilytämme ja suojaamme keräämiämme tietoja
.
5. Miten voit käyttää ja valvoa tietojasi
6. Miten voit ottaa meihin yhteyttä

Tämä tietosuojakäytäntö kattaa tiedot, joita keräämme sinusta, kun liityt IMPELin jäseneksi, osallistut hankkeisiimme tai olet muuten vuorovaikutuksessa kanssamme (esimerkiksi osallistumalla tapahtumiimme tai vastaanottamalla uutiskirjeemme).

IMPEL on voittoa tavoittelematon järjestö, jonka kotipaikka on Bryssel, Belgia. Sen jäseniä ovat valtiolliset organisaatiot ja näin ollen myös sen henkilökunta. Yksi IMPELin päätavoitteista on helpottaa yhteistyötä ja viestintää sen jäsenorganisaatioiden ja jäsenten välillä tietojen ja kokemusten vaihtamiseksi.

Tässä politiikassa selitetään myös valintasi siitä, miten käytämme sinua koskevia tietoja. Valintoihin kuuluu muun muassa se, miten voit vastustaa tiettyjen sinua koskevien tietojen käyttöä ja miten voit tutustua tiettyihin sinua koskeviin tietoihin ja päivittää niitä. Jos et hyväksy tätä käytäntöä, älä käytä palveluitamme tai ole vuorovaikutuksessa minkään muun verkostomme osa-alueen kanssa.

Mikäli et hyväksy tätä käytäntöä, älä käytä palveluitamme tai ole vuorovaikutuksessa minkään muun verkostomme osa-alueen kanssa.

1.Keräämme seuraavat tiedot sinusta, kun annat niitä meille (esimerkiksi ilmoittautuessasi kokoukseen tai osallistuessasi projektiin):

• Täydellinen nimi
• Sähköpostiosoite
• Puhelinnumero(t)
• Työnimike
• Sukupuoli
• Tiedot organisaatiosta, jossa työskentelet

Joskus pyydetään lisätietoja:

• Pankkitilin numero, jos kyseessä on korvaushakemus
• Henkilökortin tai passin tiedot ja syntymäaika matkapyyntöjen tapauksessa
• Profiilikuvat Basecamp-profiilissasi (ei pakollinen)
• Laskutustiedot jäsenjärjestöiltämme
• Allekirjoitukset osallistujaluetteloon (kirjanpitovaatimus)

Tämä sivusto käyttää Google Analyticsia analysoidakseen, miten käyttäjät käyttävät sivustoa. Nämä työkalut käyttävät ‘evästeitä’, jotka ovat tietokoneellesi sijoitettuja tekstitiedostoja, keräämään tavanomaisia internet-lokitietoja ja tietoja kävijöiden käyttäytymisestä anonyymissä muodossa. Emme hyväksy, että evästeen tuottamat tiedot sivuston käytöstäsi (mukaan lukien IP-osoitteesi) välitetään muille Googlen palveluille tai myyjille. Emme koskaan (emmekä salli minkään kolmannen osapuolen) käyttää tilastollista analyysityökalua sivustomme kävijöiden henkilökohtaisten tietojen seuraamiseen tai keräämiseen. IP-osoitteesi voidaan kerätä, kun täytät SurveyMonkey-kyselylomakkeen. IP-osoite voidaan yhdistää vain tietokoneeseen, ei käyttäjään. Tämä ei ole oletusarvoinen ominaisuus. Sinulla on mahdollisuus hyväksyä tai hylätä evästeet muuttamalla selaimesi asetuksia.

2. Alla on lueteltu erityistarkoitukset, joihin käytämme sinusta keräämiämme tietoja:

• Tiedottaaksemme sinulle työstämme ja toiminnastamme sekä asiaankuuluvasta kehityksestä, jolla voi olla vaikutusta työhösi
.
• Helpottaaksemme tietojen vaihtoa ja jakamista jäsentemme ja kumppanijärjestöjemme välillä
• Hoitaa kokousten ja tapahtumien logistiikkaa (esim. lento- ja hotellivaraukset*)
.
• Voidaksemme lähettää IMPELin uutiskirjeitä
.
• Viestinnän helpottamiseksi hankealueen sisällä Basecampissa
• Maksutarkoituksiin

*Rekisteröitymällä IMPEL-kokoukseen hyväksyt, että henkilötietoja luovutetaan kolmansille osapuolille tai ETA:n ulkopuolisiin maihin tapahtumien turvallisuustarkoituksiin sekä matka- ja majoitusvarauksia varten. ETA:n ulkopuoliset palvelut tarjoavat tietosuojatakeita Yhdysvaltojen Privacy Shield -järjestelmän kautta.

Syy, miksi keräämme tietoja, on suostumus viikoittaisia IMPEL-uutiskirjeitä varten ja oikeutettu etu IMPEL-toimintaan osallistumista varten kerättyjen tietojen osalta. Tietojasi säilytetään hankkeisiin osallistumisen aikana ja sen jälkeen enintään 7 vuotta kerättyjen tietojen tyypistä riippuen. Lisätietoja on IMPELin tietojen säilyttämis- ja tarkistuskäytännössä, joka on jaettu jäsenille Basecampissa.

3. Miten jaamme keräämiämme tietoja

Ensinnäkin IMPEL on verkosto – eli pidämme jäsentemme välisen viestinnän helpottamista ydintoimintanamme. Hyödynnämme yhteistyövälineita, ja haluamme niiden toimivan hyvin. Jakaamme sinusta keräämiämme tietoja vain jäljempänä mainituilla tavoilla.

• Yhteystietojen jakaminen jäsentemme ja organisaatiomme kanssa yhteistyötarkoituksia varten
  Yhteistyötarkoituksia varten perusyhteystietojasi jaetaan muiden IMPEL-verkoston jäsenten kanssa; esimerkiksi osallistuaksesi projektiin, osallistuaksesi tapahtumaan tai täyttäessäsi kyselylomakkeen.
Jos olet mukana projektissa, osallistut tapahtumaan tai täytät kyselyn.
• Kuvat
  IMPEL-tapahtumien ja -hankkeiden aikana otetaan valokuvia. Näitä kuvia voidaan käyttää IMPELin verkkosivustolla tai sähköisessä uutiskirjeessä tai raportointitarkoituksiin. Jos et hyväksy tätä, ilmoita siitä meille.
• Jakaminen liitännäisorganisaatioiden kanssa
  IMPEL on allekirjoittanut yhteisymmärryspöytäkirjoja kumppaniverkostojen, kuten ENPE:n ja Envicrimenetin, kanssa. Ainoastaan yhteystietojasi saatetaan jakaa niiden kanssa, jos kyseessä on näiden yhteistyösopimusten piiriin kuuluva yhteinen toiminta tai näiden verkostojen uutisten ja kehityksen jakaminen.
• Kolmannet osapuolet
  Työskentelemme kolmansien osapuolten palveluntarjoajien kanssa tarjotaksemme meille verkkosivuston ja sovellusten kehittämistä, isännöintiä, ylläpitoa, varmuuskopiointia, tallennusta, virtuaalista infrastruktuuria, maksujen käsittelyä, analyysejä ja muita palveluita, mikä saattaa edellyttää, että ne pääsevät käsiksi sinua koskeviin tietoihin tai käyttävät niitä. Jos palveluntarjoajan on päästävä käsiksi sinua koskeviin tietoihin suorittaakseen palveluita puolestamme, se tekee sen meidän antamiemme tarkkojen ohjeiden mukaisesti, mukaan lukien tietojesi suojaamiseen suunnitellut käytännöt ja menettelyt.

Kolmansien osapuolten tilit:

• Basecamp
• TravelPerk

Kolmannen osapuolen palveluntarjoajien käyttö:

• Onedrive
• SurveyMonkey
• Mailchimp
• Azavista
• Google forms

Kaikki nämä kolmannen osapuolen palveluntarjoajat ovat julkaisseet omat yksityiset käytännesääntönsä.

Linkit kolmansien osapuolten sivustoille: Jotkin tiedot saattavat sisältää linkkejä, jotka ohjaavat sinut muille verkkosivustoille tai palveluihin, joiden tietosuojakäytännöt saattavat poiketa meidän käytännöistämme. Jos lähetät tietoja jollekin tällaiselle kolmannen osapuolen sivustolle, tietojasi koskevat niiden tietosuojakäytännöt, ei tämä. Kehotamme sinua lukemaan huolellisesti jokaisen vierailemasi verkkosivuston tietosuojakäytännöt.

Sosiaalisen median widgetit: Jotkin tiedot saattavat sisältää linkkejä, jotka ohjaavat sinut muille verkkosivustoille tai palveluihin, joiden tietosuojakäytännöt saattavat poiketa meidän käytännöistämme. Näiden kolmansien osapuolten sivustojen käyttöä ja niille lähettämiäsi tietoja koskevat niiden tietosuojakäytännöt, eivät nämä.

Kolmannen osapuolen widgetit: Jotkin palvelumme sisältävät widgettejä ja sosiaalisen median ominaisuuksia, kuten Twitterin “tweet” -painikkeen tai Facebookin jakopainikkeen. Vuorovaikutuksesi näiden ominaisuuksien kanssa määräytyy niitä tarjoavan yrityksen tietosuojakäytännön mukaan.

Sivustomme tarjoaa valinnaisesti Tawk.to:n (Tawk.to ltd:n live-chat-ohjelmisto) käyttöä. Chat on liitännäisen kautta integroitu verkkosivuston lähdekoodiin. Käyttämällä chattia käytät automaattisesti Tawk.to:n palveluja. Kerättyihin tietoihin kuuluvat mm: Chat-historia, IP-osoite chatin aikana ja alkuperämaa. Näitä tietoja ei jaeta kolmansille osapuolille, ja niitä käytetään ainoastaan suojaukseen ja sisäisiin tilastoihin. Käyttämällä chattia sitoudut noudattamaan tätä. Tawk.to-tekniikoiden avulla kerättyjä tietoja ei käytetä tämän verkkosivuston kävijän henkilökohtaiseen tunnistamiseen. Niitä ei tallenneta ja ne poistetaan chatin jälkeen. Tietojen keräämisen tarkoituksesta ja laajuudesta sekä tietojen jatkokäsittelystä ja käytöstä Tawk.to:n toimesta, samoin kuin oikeuksistasi tässä suhteessa ja asetusvaihtoehdoista yksityisyytesi suojaamiseksi, katso Tawk.to:n tietosuojakäytäntö: https://www.tawk.to/privacy-policy/

4. Miten säilytämme ja suojaamme keräämiämme tietoja

• Pilvitallennus
  IMPEL käyttää seuraavia palveluja pilvitallennukseen: Onedrive, Google drive ja Basecamp.
  IMPEL käyttää SSL-sertifikaattia salaukseen.
• Kuinka kauan säilytämme tietoja
  Kuinka kauan säilytämme sinusta keräämiämme tietoja, riippuu tietojen tyypistä, kuten alla on kuvattu tarkemmin. Sen jälkeen joko poistamme tietosi, tai jos tämä ei ole mahdollista (esimerkiksi siksi, että tiedot on tallennettu varmuuskopioarkistoihin), säilytämme tietosi turvallisesti ja eristämme ne kaikelta muulta käytöltä siihen asti, kunnes poistaminen on mahdollista.


• Jakamasi tiedot
  Jos tilisi poistetaan käytöstä tai poistetaan käytöstä, osa tiedoistasi ja antamastasi sisällöstä säilyy, jotta tiimisi jäsenet tai muut käyttäjät voivat käyttää palveluja täysimääräisesti. Näytämme esimerkiksi edelleen Basecampin kautta lähettämäsi viestit.

5. Miten voit käyttää ja hallita tietojasi

Sinulla on tiettyjä valintoja käytettävissäsi, kun kyse on tiedoistasi. Alla on yhteenveto näistä valinnoista, niiden käyttämisestä ja mahdollisista rajoituksista:

• Sinulla on oikeus pyytää kopio tiedoistasi, vastustaa tietojesi käyttöä, pyytää tietojesi poistamista tai rajoittamista tai pyytää tietojasi jäsennellyssä, sähköisessä muodossa. Alla kuvaamme näiden pyyntöjen tekemiseen tarvittavat välineet ja prosessit. Kaikkien muiden pyyntöjen osalta voit ottaa meihin yhteyttä alla olevassa Yhteystiedot-osiossa esitetyllä tavalla ja pyytää apua.
• Voit pyytää meitä poistamaan yhteystietosi ja muut tiedot yhteystietokannastamme. Huomaa kuitenkin, että meidän on ehkä säilytettävä tietyt tiedot rekisterinpitoa varten, liiketoimien suorittamiseksi tai lakisääteisten velvoitteidemme tai EU:n avustussäännösten noudattamiseksi.
• Jos et enää halua käyttää Basecamp- tai TravelPerk-tilejäsi, voit poistaa oman tilisi käytöstä, jos tämä asetus on käytettävissäsi tilisi asetuksissa. Muussa tapauksessa ota yhteyttä IMPELin sihteeristöön, niin he tekevät sen puolestasi.
• Voit lopettaa IMPELin sähköisen uutiskirjeen vastaanottamisen meiltä käyttämällä jokaisessa sähköpostiviestissä olevaa tilauksen peruuttamislinkkiä ja päivittämällä sähköpostiasetuksiasi.
• Palveluja ei ole suunnattu alle 16-vuotiaille henkilöille. Emme tietoisesti kerää henkilötietoja alle 16-vuotiailta lapsilta. Jos saamme tietää, että alle 16-vuotias lapsi on antanut meille henkilötietoja, ryhdymme toimenpiteisiin kyseisten tietojen poistamiseksi.
• Mahdollisesti muutamme tätä tietosuojakäytäntöä aika ajoin. Julkaisemme kaikki tietosuojakäytännön muutokset tällä sivulla. Säilytämme myös tämän tietosuojakäytännön aiempia versioita arkistossa, jotta voit tutustua niihin. Kehotamme sinua lukemaan tietosuojakäytäntömme säännöllisesti ja aina kun käytät palveluita, jotta pysyt ajan tasalla tietokäytännöistämme ja tavoista, joilla voit auttaa suojaamaan yksityisyyttäsi. Jos et hyväksy tämän tietosuojakäytännön muutoksia, sinun on lopetettava palveluiden käyttö ja poistettava tilisi (tilisi) ja tietosi käytöstä edellä kuvatulla tavalla.

6. Kuinka ottaa meihin yhteyttä

Voit käyttää oikeuksiasi tietojen saantiin, oikaisemiseen, poistamiseen, siirrettävyyteen, rajoittamiseen ja/tai käsittelyn vastustamiseen ilmoitetuissa posti- ja sähköpostiosoitteissa. Jos sinulla on kysyttävää tai huolenaiheita tietojesi käsittelystä, voit osoittaa tiedustelusi osoitteeseen:

IMPEL:n sihteeristö
Sähköposti: info@impel.eu
Adressi: Chemin des deux maisons 73, box 3
1200, Brussels
Belgium