Integritetspolicy

Din integritet är viktig för oss, och det är också viktigt att vi är öppna med hur vi samlar in, använder och delar information om dig. Den här policyn är avsedd att hjälpa dig att förstå:

1. Vilken information vi samlar in om dig
2. Varför och med vilken befogenhet vi samlar in information
3. Hur vi delar information som vi samlar in
4. Hur vi lagrar och säkrar information som vi samlar in
5. Hur du får tillgång till och kontrollerar din information
6. Hur du kontaktar oss

Denna sekretesspolicy omfattar den information som vi samlar in om dig när du blir medlem i IMPEL, deltar i våra projekt eller på annat sätt interagerar med oss (t.ex. genom att delta i våra evenemang eller genom att ta emot vårt nyhetsbrev).

IMPEL är en ideell organisation med juridiskt säte i Bryssel, Belgien. Dess medlemmar är statliga organisationer och följaktligen är dess medarbetare. Ett av IMPEL:s huvudsyften är att underlätta samarbete och kommunikation mellan dess medlemsorganisationer och medlemmar för att utbyta information och erfarenheter.

Denna policy förklarar också dina valmöjligheter när det gäller hur vi använder information om dig. Dina valmöjligheter omfattar hur du kan invända mot viss användning av information om dig och hur du kan få tillgång till och uppdatera viss information om dig. Om du inte samtycker till denna policy ska du inte få tillgång till eller använda våra tjänster eller interagera med någon annan aspekt av vårt nätverk.

1.Vi samlar in följande information om dig när du lämnar den till oss (till exempel när du registrerar dig för ett möte eller när du deltar i ett projekt):

• Fullständigt namn
• E-postadress
• Telefonnummer
• Jobbtitel
• Kön
• Olika uppgifter om den organisation du arbetar för

I vissa fall krävs ytterligare information:

• Bankgironummer vid återbetalningsansökningar
• ID- eller passuppgifter och födelsedatum vid reseansökningar
• Profilbilder på din Basecamp-profil (inte obligatoriskt)
• Faktureringsuppgifter från våra medlemsorganisationer
• Underskrifter på deltagarlistan (bokföringskrav)

Denna webbplats använder Google Analytics för att analysera hur användarna använder webbplatsen. Dessa verktyg använder ‘cookies’, som är textfiler som placeras på din dator, för att samla in standardinformation om internetloggar och information om besökarnas beteende i anonym form. Vi har inte godkänt att den information som genereras av kakan om din användning av webbplatsen (inklusive din IP-adress) överförs till andra Google-tjänster eller leverantörer. Vi kommer aldrig (och kommer inte att tillåta någon tredje part) att använda det statistiska analysverktyget för att spåra eller samla in personligt identifierbar information om besökare på vår webbplats. Din IP-adress kan samlas in när du fyller i ett enkätformulär från SurveyMonkey. En IP-adress kan endast kopplas till en dator och inte till en användare. Detta är inte en standardfunktion. Du har möjlighet att acceptera eller avvisa cookies genom att ändra inställningarna i din webbläsare.

2. Nedan följer de specifika ändamål för vilka vi använder den information vi samlar in om dig:

• För att informera dig om vårt arbete och vår verksamhet samt om relevant utveckling som kan påverka ditt arbete
.
• För att underlätta utbyte och delning av information mellan våra medlemmar och partnerorganisationer
.
• Att ta hand om logistiken för våra möten och evenemang (t.ex. flyg- och hotellbokningar*)
• För att skicka nyhetsbrev från IMPEL till dig
.
• För att underlätta kommunikationen inom ett projektområde på Basecamp
• För betalningssyften

*Då du registrerar dig till ett IMPEL-möte godkänner du att personuppgifter lämnas ut till tredje part eller länder utanför EES för evenemangssäkerhetsändamål och för bokning av resor och boende. Tjänster utanför EES ger garantier för dataskydd via Privacy Shield i USA.

Rörelsen till varför vi samlar in information är samtycke för veckobrev från IMPEL och legitimt intresse för all information som samlas in för deltagande i IMPEL:s aktiviteter. Din information kommer att sparas medan du deltar i projekt och i upp till 7 år efteråt beroende på vilken typ av information som samlas in. Mer information finns i IMPEL:s policy för lagring och granskning av uppgifter, som delas med medlemmarna på Basecamp.

3. Hur vi delar information som vi samlar in

För det första är IMPEL ett nätverk – vilket innebär att vi betraktar underlättandet av kommunikation mellan våra medlemmar som vår kärnverksamhet. Vi använder oss av samarbetsverktyg, och vi vill att de ska fungera bra för dig. Vi kommer endast att dela information som vi samlar in om dig på de sätt som diskuteras nedan.

• Delning av kontaktuppgifter med våra medlemmar och vår organisation i samarbetssyfte
  I samarbetssyfte delas dina grundläggande kontaktuppgifter med andra medlemmar inom IMPEL-nätverket, till exempel för att delta i ett projekt, för att delta i ett evenemang eller för att fylla i ett frågeformulär.
• Bilder
  Under evenemang och projekt inom IMPEL tas foton. Dessa bilder kan användas för Impels webbplats eller e-nyhetsbrev eller för rapportering. Om du inte samtycker till detta ber vi dig meddela oss.
• Delning med anslutna partnerorganisationer
  IMPEL har undertecknat MoU’s med partnernätverk, som ENPE och Envicrimenet. Endast dina kontaktuppgifter kan komma att delas med dem vid gemensamma aktiviteter inom ramen för dessa samarbetsavtal eller för att dela med sig av nyheter och utveckling från dessa nätverk.
• Tredje part
  Vi samarbetar med tredjepartstjänsteleverantörer för att tillhandahålla webbplats- och applikationsutveckling, hosting, underhåll, säkerhetskopiering, lagring, virtuell infrastruktur, betalningshantering, analys och andra tjänster åt oss, vilket kan kräva att de får tillgång till eller använder information om dig. Om en tjänsteleverantör behöver få tillgång till information om dig för att utföra tjänster för vår räkning, gör de det enligt noggranna instruktioner från oss, inklusive policyer och förfaranden som är utformade för att skydda din information.

Konton hos tredje part:

• Basecamp
• TravelPerk

Användning av tredjepartstjänsteleverantörer:

• Onedrive
• SurveyMonkey
• Mailchimp
• Azavista
• Google formulär

Alla dessa tredjepartsleverantörer har sina egna privata policyförklaringar publicerade.

Länkar till webbplatser från tredje part: Viss information kan innehålla länkar som leder dig till andra webbplatser eller tjänster vars sekretesspraxis kan skilja sig från vår. Om du skickar information till någon av dessa webbplatser från tredje part regleras din information av deras integritetspolicy, inte av denna. Vi uppmuntrar dig att noggrant läsa integritetspolicyn för alla webbplatser du besöker.

Social Media Widgets: Viss information kan innehålla länkar som leder dig till andra webbplatser eller tjänster vars sekretesspraxis kan skilja sig från vår. Din användning av och all information som du skickar till någon av dessa webbplatser från tredje part regleras av deras integritetspolicy, inte av denna.

Tredje parts widgets: Vissa av våra tjänster innehåller widgets och funktioner för sociala medier, till exempel Twitter “tweet” -knappen eller Facebooks delningsknapp. Dina interaktioner med dessa funktioner regleras av sekretesspolicyn för det företag som tillhandahåller dem.

Vår webbplats erbjuder valfritt användandet av Tawk.to (en programvara för livechatt av Tawk.to ltd). Via ett plugin integreras chatten i webbplatsens källkod. Genom att använda chatten använder du automatiskt Tawk.to:s tjänster. De uppgifter som samlas in omfattar: Det är en del av den information som samlas in i denna webbplats. Dessa uppgifter delas inte med tredje part och används endast för skydd och intern statistik. Genom att använda chatten samtycker du till att vara bunden av detta. De uppgifter som samlas in med Tawk.to-teknik används inte för att personligen identifiera besökaren av denna webbplats. De lagras inte och raderas efter chatten. För syftet och omfattningen av datainsamlingen och Tawk.to:s fortsatta behandling och användning av uppgifterna, liksom dina rättigheter i detta avseende och inställningsmöjligheter för att skydda din integritet, hänvisas till Tawk.to:s integritetspolicy: https://www.tawk.to/privacy-policy/

4. Hur vi lagrar och säkrar information som vi samlar in

• Molnlagring
  IMPEL använder följande tjänster för molnlagring: Onedrive, Google drive och Basecamp.
  IMPEL använder ett SSL-certifikat för kryptering.
• Hur länge vi sparar information
  Hur länge vi sparar information som vi samlar in om dig beror på typen av information, vilket beskrivs närmare nedan. Efter en sådan tid kommer vi antingen att radera din information eller, om detta inte är möjligt (till exempel för att informationen har lagrats i backup-arkiv), så kommer vi att lagra din information på ett säkert sätt och isolera den från vidare användning tills radering är möjlig.
• Information som du delar
  Om ditt konto avaktiveras eller inaktiveras kommer en del av din information och det innehåll som du har tillhandahållit att finnas kvar för att dina teammedlemmar eller andra användare ska kunna använda tjänsterna fullt ut. Vi fortsätter till exempel att visa meddelanden som du har skickat via Basecamp.

5. Hur du får tillgång till och kontrollerar din information

Du har vissa valmöjligheter när det gäller din information. Nedan följer en sammanfattning av dessa val, hur du utövar dem och eventuella begränsningar:

• Du har rätt att begära en kopia av din information, att invända mot vår användning av din information, att begära radering eller begränsning av din information eller att begära din information i ett strukturerat, elektroniskt format. Nedan beskriver vi verktygen och processerna för att göra dessa förfrågningar. För alla andra förfrågningar kan du kontakta oss på det sätt som anges i avsnittet Kontakta oss nedan för att begära hjälp.
• Du kan be oss radera dina kontaktuppgifter och annan information från vår kontaktdatabas. Observera dock att vi kan behöva behålla viss information för att föra register, för att slutföra transaktioner eller för att uppfylla våra rättsliga skyldigheter eller EU:s bidragsförordningar.
• Om du inte längre vill använda dina konton på Basecamp eller TravelPerk kan du avaktivera ditt eget konto, om den inställningen är tillgänglig för dig i dina kontoinställningar. Annars kan du kontakta IMPEL:s sekretariat så gör de det åt dig.
• Du kan välja att inte längre ta emot IMPEL:s e-nyhetsbrev från oss genom att använda länken för avregistrering i varje e-postmeddelande och uppdatera dina e-postpreferenser.
• Tjänsterna riktar sig inte till personer under 16 år. Vi samlar inte medvetet in personlig information från barn under 16 år. Om vi blir medvetna om att ett barn under 16 år har gett oss personlig information kommer vi att vidta åtgärder för att radera sådan information.
• Vi kan komma att ändra denna integritetspolicy från tid till annan. Vi kommer att publicera alla ändringar av integritetspolicyn på denna sida. Vi kommer också att behålla tidigare versioner av denna integritetspolicy i ett arkiv för din granskning. Vi uppmuntrar dig att läsa vår integritetspolicy, regelbundet och när du använder tjänsterna för att hålla dig informerad om våra informationsrutiner och hur du kan hjälpa till att skydda din integritet. Om du inte samtycker till ändringar i denna integritetspolicy måste du sluta använda tjänsterna och inaktivera dina konton och uppgifter, enligt vad som anges ovan.

6. Hur du kontaktar oss

Du kan utöva dina rättigheter till tillgång, rättelse, radering, portabilitet, begränsning och/eller invändning mot behandlingen på de angivna post- och e-postadresserna. Om du har frågor eller funderingar om hur dina uppgifter hanteras kan du rikta din förfrågan till:

IMPEL:s sekretariat
E-post: info@impel.eu
Adress: Chemin des deux maisons 73, box 3
1200, Bryssel
Belgien